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Cultura empresarial y espacio de oficina: espacios colaborativos vs privados: encontrando el equilibrio

En el dinámico mundo empresarial actual, la cultura organizacional y el diseño del espacio de trabajo están intrínsecamente conectados. Las decisiones sobre cómo estructurar el espacio de una oficina pueden influir significativamente en la productividad, la satisfacción de los empleados y la capacidad para innovar. Dos de las configuraciones más populares son los espacios colaborativos y los espacios privados. A continuación, exploramos los beneficios de cada uno y cómo encontrar un equilibrio que potencie la cultura empresarial.

Beneficios de los espacios colaborativos

  1. Fomento de la creatividad y la innovación: Los espacios abiertos y colaborativos facilitan la interacción espontánea entre empleados, lo que puede llevar a ideas innovadoras y soluciones creativas a problemas complejos.
  2. Mejora de la comunicación: La ausencia de barreras físicas permite una comunicación más fluida y rápida. Los empleados pueden compartir información y resolver dudas sin necesidad de largas cadenas de correos electrónicos o reuniones formales.
  3. Fortalecimiento del trabajo en equipo: Trabajar en proximidad física fomenta un sentido de comunidad y colaboración. Los equipos que trabajan juntos en un mismo espacio tienden a desarrollar relaciones más fuertes y una mejor cohesión.

Beneficios de los espacios privados

  1. Aumento de la concentración: Los espacios privados, como oficinas individuales o salas de reuniones pequeñas, proporcionan un entorno libre de distracciones donde los empleados pueden concentrarse en tareas complejas que requieren un alto nivel de atención.
  2. Privacidad y confidencialidad: Algunas tareas o discusiones requieren un nivel de privacidad que solo se puede lograr en un espacio cerrado. Esto es crucial para el manejo de información sensible y para conversaciones confidenciales.
  3. Reducción del estrés: Para muchos empleados, tener acceso a un espacio privado puede ser vital para gestionar el estrés y mantener un equilibrio entre la colaboración y el trabajo individual.

Encontrando el equilibrio

El verdadero desafío radica en encontrar el equilibrio adecuado entre espacios colaborativos y privados para satisfacer las diversas necesidades de los empleados y alinearse con los objetivos de la empresa. Aquí hay algunas estrategias para lograrlo:

  1. Diseño flexible: Implementar un diseño de oficina que ofrezca una variedad de espacios, desde áreas abiertas para la colaboración hasta oficinas cerradas para el trabajo individual. El mobiliario modular y las soluciones de diseño adaptables pueden facilitar la reconfiguración del espacio según las necesidades cambiantes.
  2. Zonas de silencio: Crear zonas específicas donde se promueva el silencio y la concentración puede ayudar a los empleados a encontrar un lugar tranquilo cuando lo necesiten, sin comprometer la disponibilidad de espacios colaborativos.
  3. Políticas de uso del espacio: Establecer políticas claras sobre el uso de diferentes áreas de la oficina puede ayudar a los empleados a aprovechar al máximo el diseño del espacio. Por ejemplo, reservar salas de reuniones para discusiones importantes y utilizar las áreas comunes para sesiones de brainstorming.
  4. Tecnología de apoyo: Utilizar tecnología que facilite la colaboración remota y la comunicación puede complementar el diseño físico de la oficina. Herramientas como videoconferencias, software de gestión de proyectos y aplicaciones de mensajería instantánea pueden mantener conectados a los equipos, independientemente de su ubicación física.

Conclusión

El diseño del espacio de una oficina no es una solución única para todos. Las empresas deben considerar cuidadosamente sus necesidades específicas y la cultura empresarial que desean fomentar. Al encontrar un equilibrio entre espacios colaborativos y privados, es posible crear un entorno de trabajo que maximice la productividad, fomente la innovación y mejore el bienestar de los empleados. En última instancia, un espacio de oficina bien diseñado puede ser un poderoso catalizador para el éxito organizacional.

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Estrategias para Mejorar la Productividad en la Oficina: Organización del Espacio de Trabajo

Estrategias para Mejorar la Productividad en la Oficina: Organización del Espacio de Trabajo

La productividad en la oficina no solo depende de las habilidades individuales y la gestión del tiempo, sino también del entorno físico en el que trabajamos. Un espacio de trabajo bien organizado puede marcar una gran diferencia en nuestra eficiencia y bienestar. A continuación, exploraremos algunas estrategias efectivas para optimizar la organización de tu espacio de trabajo y, en consecuencia, mejorar tu productividad.

  1. Mantén un Escritorio Despejado

Un escritorio limpio y ordenado no solo mejora la estética, sino que también reduce las distracciones y facilita la concentración. Aquí tienes algunos consejos para mantener tu escritorio en perfecto estado:

  • Minimalismo: Limita los elementos en tu escritorio a lo esencial. Elimina lo que no utilizas regularmente.
  • Organizadores de Escritorio: Utiliza bandejas, cajones y organizadores para mantener los papeles y materiales en su lugar.
  • Limpieza Regular: Dedica unos minutos al final de cada día para ordenar y limpiar tu espacio.
  1. Optimiza la Ergonomía

Un entorno de trabajo ergonómico no solo previene molestias físicas, sino que también mejora la eficiencia:

  • Silla Ergonómica: Invierte en una silla que ofrezca un buen soporte lumbar y sea ajustable.
  • Altura del Monitor: Coloca tu monitor a la altura de los ojos para evitar tensiones en el cuello.
  • Teclado y Ratón: Asegúrate de que estos estén a una altura cómoda para prevenir molestias en las muñecas.
  1. Iluminación Adecuada

Una buena iluminación es crucial para mantener la energía y evitar la fatiga ocular:

  • Luz Natural: Aprovecha al máximo la luz natural. Si es posible, coloca tu escritorio cerca de una ventana.
  • Lámparas de Escritorio: Utiliza lámparas con luz ajustable para complementar la luz natural y evitar sombras molestas.
  1. Gestión de Cables

Los cables enredados no solo son antiestéticos, sino que también pueden ser una fuente de distracción y estrés:

  • Organizadores de Cables: Usa clips, tubos y organizadores para mantener los cables ordenados.
  • Etiquetas: Etiqueta los cables para identificar rápidamente cada dispositivo.
  1. Zonas de Trabajo Designadas

Crear diferentes zonas para diferentes tipos de trabajo puede aumentar significativamente tu productividad:

  • Áreas de Tareas Específicas: Si es posible, designa áreas específicas para diferentes tipos de trabajo (por ejemplo, una zona para reuniones y otra para trabajo concentrado).
  • Espacios Comunes: Crea espacios comunes bien organizados para promover la colaboración sin desorden.
  1. Accesibilidad de Materiales

Tener los materiales necesarios al alcance de la mano puede ahorrar mucho tiempo:

  • Almacenamiento Eficiente: Usa estantes, archivadores y gabinetes para mantener todo organizado.
  • Materiales Frecuentes a Mano: Mantén a mano los materiales y herramientas que usas con frecuencia.
  1. Personalización

Un espacio de trabajo personalizado puede aumentar tu motivación y comodidad:

  • Toques Personales: Añade elementos personales que te motiven, como fotos o plantas, pero sin sobrecargar el espacio.
  • Color y Decoración: Usa colores y decoraciones que te ayuden a mantenerte enfocado y en un estado de ánimo positivo.
  1. Planificación del Espacio

Una buena planificación puede mejorar la eficiencia del uso del espacio:

  • Planos y Diseños: Si es posible, utiliza planos para diseñar la disposición de los muebles y equipos.
  • Espacios Abiertos: Promueve un diseño de oficina abierta para mejorar la comunicación y la colaboración, asegurando también que haya espacios para el trabajo concentrado.
  1. Tecnología y Equipos

Mantener la tecnología actualizada y en buen estado es esencial para evitar interrupciones:

  • Actualización de Equipos: Asegúrate de que todos los equipos estén actualizados y funcionen correctamente.
  • Accesibilidad Digital: Usa software y herramientas de organización digital para mantener los archivos y documentos bien ordenados.
  1. Rutinas y Hábitos

Integrar buenas rutinas y hábitos es crucial para mantener un espacio de trabajo organizado:

  • Revisiones Periódicas: Revisa y ajusta la organización de tu espacio regularmente.
  • Tiempos de Descanso: Integra tiempos de descanso y movimiento en tu rutina para mantener la energía y la concentración.

Implementar estas estrategias no solo puede mejorar tu productividad, sino también tu bienestar general en el lugar de trabajo. Un entorno organizado y bien planificado puede reducir el estrés, aumentar la eficiencia y fomentar una cultura de trabajo positiva. ¡Comienza hoy mismo a optimizar tu espacio de trabajo y experimenta los beneficios!

Esperamos que estos consejos te sean útiles y te inspiren a transformar tu espacio de trabajo en un entorno más productivo y agradable. Si tienes alguna otra estrategia que te haya funcionado, ¡compártela con nosotros en los comentarios!

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Diseño de oficinas: Un diseño innovador centrado en las nuevas formas de trabajo post covid

Hace unos años el diseño de los espacios de trabajo tenía una relevancia limitada, que en la mayoría de los casos era impactar a nuestros clientes y visitantes con el “mira que chulo”. Lo importante no era que tus oficinas satisficiesen las necesidades de la empresa y sus equipos, haciéndoles vivir y trabajar mejor, sino que estuviesen ubicadas en zonas estupendas, el famoso location location location.

Eso, afortunadamente, ha cambiado mucho en los últimos años.

El tiempo ha demostrado la importancia que tiene el diseño de las oficinas y cómo influye en los equipos de trabajo y el desempeño de las empresas.

Ha pasado a ser un aspecto importantísimo para la motivación y la eficacia de los trabajadores, además de estar demostrado que un diseño adecuado puede aumentar la productividad del equipo, aumentando así la rentabilidad de tu negocio.

Plantas naturales, platos de fruta, espacios limpios de papel, luminosidad, mobiliario que casi pondrías en tu casa…todo esto nos “refresca” la mente y nos hace sentirnos mucho mejor.

Un espacio agradable mejora la imagen de nuestra compañía, no solo hacia nuestros clientes, sino hacia nuestros equipos de trabajo, que son lo importante. Si los trabajadores están cómodos, se sienten importantes, se retiene talento y aumentan su compromiso con la compañía.

Un ejemplo fantástico lo tenemos con el diseño que nuestro partner The Move, realizó para TotalEnergies, que apostó por los valores de flexibilidad, transparencia, cercanía y sostenibilidad en su nueva sede en España.

Con ubicación singular y privilegiada y vistas sobre las vías del tren, transformar un local de más de 4.000 m2 anteriormente ocupado por un supermercado, en oficinas de uso mixto, fue un gran desafío.

El diseño está basado en las “Plazas de la Energía”, 10 plazas que dan vida y son los focos de actividad de la sede. Cada una dedicada a un tipo de energía, que comunican a usuarios y visitantes la nueva orientación multienergía de la empresa, y hacen tangibles los nuevos caminos de TotalEnergies.

Las plazas están trabajadas cuidadosamente con techos textiles retroiluminados, o luz cenital que atraviesa plafones acústicos perforados con patrones según cada tipo de energía, y se ha aplicado en ellas una paleta de colores vibrante e iconos de neón, que, junto a los colores claros y luminosos del resto del proyecto, compensan la escasa de luz natural en el centro de la planta.

La paleta de materiales se completa con toques de madera, y una gran cantidad de plantas y elementos verdes, que aportan calidez y naturalidad al espacio. Siempre considerando la sostenibilidad, mediante la selección de materiales reciclados y reciclables, teniendo en cuenta la circularidad del proyecto y la priorización de proveedores locales para reducir la huella de carbono.

Es una sede diseñada para promover un modelo de trabajo flexible y colaborativo, dotada de una gran variedad de tipologías de espacios donde reunirse y encontrarse tanto formal como informalmente, espacios para socializar, o lugares donde encontrar momentos para concentrarse y realizar tareas más individuales. La mayoría de estos espacios colaborativos se organizan en dos crujías cruzadas que ordenan los barrios y controlan la dimensión de los open plan. El resultado son espacios muy abiertos y transparentes, que permiten con solo un paseo por la oficina ver todo lo que está sucediendo.

La nueva oficina post covid se ha convertido en un lugar primordialmente destinado a la colaboración y al fortalecimiento de la cultura de la organización. Para ello, se aprovecha el vacío donde se encontraban las antiguas escaleras mecánicas para unir ambas plantas con una escalera-grada-zona multiusos, que se convierte en el corazón de la oficina. Un espacio de paso, pero también de encuentros, trabajo informal y colaboración; configurable para eventos de 12 a más de 80 asistentes, con grandes ventanales sobre las vías del tren y bordeado por un pasamanos de cristal tornasol que cambia de color según la iluminación y desde donde se mire, recordando el camino de las energías de TotalEnergies.

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Consultoría inmobiliaria: departamento de oficinas

Uno de los servicios que ofrecemos desde el área de Oficinas de E&P es un completo apoyo de consultoría. Muchos de nuestros clientes son grandes compañías arrendatarias de varios inmuebles en varias localizaciones.

En ocasiones, tanto las empresas que tienen oficinas y las alquilan, como los propios inquilinos, se encuentran con el “inconveniente” de tener que dedicar recursos propios cuando llega el momento de la renovación de los contratos, las revisiones de renta, los cumplimientos contractuales…y es en ese momento cuando la labor de consultoría entra en juego.

Nuestro servicio es global: nos ocupamos de revisar todos los contratos, establecer posibles revisiones de rentas en algunas localizaciones donde las rentas de mercado han oscilado, solicitar nuevos periodos de renovación, ampliación o rescisión de los contratos de arrendamiento, etc., siempre bajo el apoyo de nuestro gabinete jurídico.

Con este servicio aportamos un valor añadido muy apreciado por nuestros clientes, ya que les facilitamos su día a día realizando un trabajo al que ellos no están acostumbrados y para el que no tienen tiempo, ni recursos.

Nuestro éxito en esta área de negocio se produjo durante la pandemia en 2020. Lamentablemente fue un año en el que muchos de nuestros clientes tuvieron que cerrar sus espacios de trabajo, por razones obvias, pero tuvieron que seguir abonando la renta de los inmuebles. Nuestro trabajo consistió en hablar con cada uno de los propietarios de esos espacios, analizar una a una cada situación y poder conseguir acuerdos entre las partes con bonificaciones de renta temporales, ampliaciones de contrato, nuevos obligados cumplimientos…

El objetivo en ese momento era minimizar el impacto que la pandemia provocó en muchos contratos de arrendamiento en vigor, y nuestro éxito fue conseguir en el 90% de los casos, acuerdos equilibrados que no perjudicaban a ninguna de las partes.

El trabajo realizado estos últimos cuatro años nos ha permitido desarrollar herramientas de gestión y seguimiento de los contratos de arrendamiento de nuestros clientes con gran eficacia y excelentes resultados.

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Los Beneficios del Alquiler sobre la Compra de una Oficina: Flexibilidad y Eficiencia para tu Negocio

En el mundo empresarial actual, la decisión de alquilar o comprar una oficina es una de las primeras consideraciones que enfrentan los empresarios y los líderes empresariales. Mientras que la compra puede parecer una inversión sólida a largo plazo, el alquiler ofrece una serie de beneficios inmediatos que pueden impulsar el crecimiento y la eficiencia de tu negocio. En este artículo, exploraremos los beneficios del alquiler sobre la compra de una oficina y por qué esta opción puede ser la más adecuada para ti.

  1. Flexibilidad Financiera:

El alquiler de una oficina elimina la necesidad de realizar una gran inversión inicial. En lugar de destinar una gran cantidad de capital a la compra de una propiedad, puedes destinar esos recursos a otras áreas de tu negocio, como la contratación de personal clave, la expansión de operaciones o la inversión en tecnología.

  1. Adaptabilidad a las Necesidades Cambiantes:

El alquiler te brinda la flexibilidad de adaptar tu espacio de oficina a medida que las necesidades de tu negocio evolucionan. A medida que crezcas o cambies de dirección, puedes ajustar fácilmente el tamaño o la ubicación de tu oficina sin el compromiso a largo plazo asociado con la propiedad. Esta capacidad de adaptación te permite responder rápidamente a las oportunidades del mercado y optimizar la eficiencia operativa de tu negocio.

  1. Mantenimiento y Servicios Incluidos:

Al alquilar una oficina, no tienes que preocuparte por los costes y las responsabilidades asociadas con el mantenimiento del edificio. Los propietarios son generalmente responsables de las reparaciones, el mantenimiento de las instalaciones comunes y la gestión de servicios como la limpieza y el mantenimiento del inmueble. Esto te permite centrarte en tu negocio principal sin distracciones ni gastos inesperados relacionados con la propiedad.

  1. Ubicación Estratégica:

El alquiler te brinda la libertad de elegir una ubicación estratégica que se adapte mejor a las necesidades de tu negocio y a las preferencias de tus empleados y clientes. Puedes seleccionar una ubicación con fácil acceso a transporte público, cerca de áreas residenciales o en un centro empresarial consolidado, lo que puede mejorar la visibilidad de tu marca y facilitar el reclutamiento de talento.

  1. Opciones de Corto Plazo:

Si eres un empresario o una startup que aún está estableciendo su presencia en el mercado, el alquiler de una oficina puede ser especialmente atractivo debido a las opciones de contratos de corto plazo. Estos contratos te permiten probar una ubicación o un tipo de espacio antes de comprometerte a largo plazo, lo que te brinda la flexibilidad de ajustar tu estrategia según sea necesario.

En conclusión, mientras que la compra de una oficina puede ser adecuada para algunas empresas, el alquiler ofrece una serie de beneficios que pueden proporcionar una ventaja competitiva significativa. Desde la flexibilidad financiera hasta la adaptabilidad operativa, el alquiler de una oficina puede ser una opción inteligente que te permita enfocarte en el crecimiento y el éxito a corto y largo plazo de tu negocio. Considera cuidadosamente tus objetivos comerciales y las necesidades de tu equipo al tomar esta importante decisión.