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Estrategias para Mejorar la Productividad en la Oficina: Organización del Espacio de Trabajo

Estrategias para Mejorar la Productividad en la Oficina: Organización del Espacio de Trabajo

La productividad en la oficina no solo depende de las habilidades individuales y la gestión del tiempo, sino también del entorno físico en el que trabajamos. Un espacio de trabajo bien organizado puede marcar una gran diferencia en nuestra eficiencia y bienestar. A continuación, exploraremos algunas estrategias efectivas para optimizar la organización de tu espacio de trabajo y, en consecuencia, mejorar tu productividad.

  1. Mantén un Escritorio Despejado

Un escritorio limpio y ordenado no solo mejora la estética, sino que también reduce las distracciones y facilita la concentración. Aquí tienes algunos consejos para mantener tu escritorio en perfecto estado:

  • Minimalismo: Limita los elementos en tu escritorio a lo esencial. Elimina lo que no utilizas regularmente.
  • Organizadores de Escritorio: Utiliza bandejas, cajones y organizadores para mantener los papeles y materiales en su lugar.
  • Limpieza Regular: Dedica unos minutos al final de cada día para ordenar y limpiar tu espacio.
  1. Optimiza la Ergonomía

Un entorno de trabajo ergonómico no solo previene molestias físicas, sino que también mejora la eficiencia:

  • Silla Ergonómica: Invierte en una silla que ofrezca un buen soporte lumbar y sea ajustable.
  • Altura del Monitor: Coloca tu monitor a la altura de los ojos para evitar tensiones en el cuello.
  • Teclado y Ratón: Asegúrate de que estos estén a una altura cómoda para prevenir molestias en las muñecas.
  1. Iluminación Adecuada

Una buena iluminación es crucial para mantener la energía y evitar la fatiga ocular:

  • Luz Natural: Aprovecha al máximo la luz natural. Si es posible, coloca tu escritorio cerca de una ventana.
  • Lámparas de Escritorio: Utiliza lámparas con luz ajustable para complementar la luz natural y evitar sombras molestas.
  1. Gestión de Cables

Los cables enredados no solo son antiestéticos, sino que también pueden ser una fuente de distracción y estrés:

  • Organizadores de Cables: Usa clips, tubos y organizadores para mantener los cables ordenados.
  • Etiquetas: Etiqueta los cables para identificar rápidamente cada dispositivo.
  1. Zonas de Trabajo Designadas

Crear diferentes zonas para diferentes tipos de trabajo puede aumentar significativamente tu productividad:

  • Áreas de Tareas Específicas: Si es posible, designa áreas específicas para diferentes tipos de trabajo (por ejemplo, una zona para reuniones y otra para trabajo concentrado).
  • Espacios Comunes: Crea espacios comunes bien organizados para promover la colaboración sin desorden.
  1. Accesibilidad de Materiales

Tener los materiales necesarios al alcance de la mano puede ahorrar mucho tiempo:

  • Almacenamiento Eficiente: Usa estantes, archivadores y gabinetes para mantener todo organizado.
  • Materiales Frecuentes a Mano: Mantén a mano los materiales y herramientas que usas con frecuencia.
  1. Personalización

Un espacio de trabajo personalizado puede aumentar tu motivación y comodidad:

  • Toques Personales: Añade elementos personales que te motiven, como fotos o plantas, pero sin sobrecargar el espacio.
  • Color y Decoración: Usa colores y decoraciones que te ayuden a mantenerte enfocado y en un estado de ánimo positivo.
  1. Planificación del Espacio

Una buena planificación puede mejorar la eficiencia del uso del espacio:

  • Planos y Diseños: Si es posible, utiliza planos para diseñar la disposición de los muebles y equipos.
  • Espacios Abiertos: Promueve un diseño de oficina abierta para mejorar la comunicación y la colaboración, asegurando también que haya espacios para el trabajo concentrado.
  1. Tecnología y Equipos

Mantener la tecnología actualizada y en buen estado es esencial para evitar interrupciones:

  • Actualización de Equipos: Asegúrate de que todos los equipos estén actualizados y funcionen correctamente.
  • Accesibilidad Digital: Usa software y herramientas de organización digital para mantener los archivos y documentos bien ordenados.
  1. Rutinas y Hábitos

Integrar buenas rutinas y hábitos es crucial para mantener un espacio de trabajo organizado:

  • Revisiones Periódicas: Revisa y ajusta la organización de tu espacio regularmente.
  • Tiempos de Descanso: Integra tiempos de descanso y movimiento en tu rutina para mantener la energía y la concentración.

Implementar estas estrategias no solo puede mejorar tu productividad, sino también tu bienestar general en el lugar de trabajo. Un entorno organizado y bien planificado puede reducir el estrés, aumentar la eficiencia y fomentar una cultura de trabajo positiva. ¡Comienza hoy mismo a optimizar tu espacio de trabajo y experimenta los beneficios!

Esperamos que estos consejos te sean útiles y te inspiren a transformar tu espacio de trabajo en un entorno más productivo y agradable. Si tienes alguna otra estrategia que te haya funcionado, ¡compártela con nosotros en los comentarios!

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Diseño de oficinas: Un diseño innovador centrado en las nuevas formas de trabajo post covid

Hace unos años el diseño de los espacios de trabajo tenía una relevancia limitada, que en la mayoría de los casos era impactar a nuestros clientes y visitantes con el “mira que chulo”. Lo importante no era que tus oficinas satisficiesen las necesidades de la empresa y sus equipos, haciéndoles vivir y trabajar mejor, sino que estuviesen ubicadas en zonas estupendas, el famoso location location location.

Eso, afortunadamente, ha cambiado mucho en los últimos años.

El tiempo ha demostrado la importancia que tiene el diseño de las oficinas y cómo influye en los equipos de trabajo y el desempeño de las empresas.

Ha pasado a ser un aspecto importantísimo para la motivación y la eficacia de los trabajadores, además de estar demostrado que un diseño adecuado puede aumentar la productividad del equipo, aumentando así la rentabilidad de tu negocio.

Plantas naturales, platos de fruta, espacios limpios de papel, luminosidad, mobiliario que casi pondrías en tu casa…todo esto nos “refresca” la mente y nos hace sentirnos mucho mejor.

Un espacio agradable mejora la imagen de nuestra compañía, no solo hacia nuestros clientes, sino hacia nuestros equipos de trabajo, que son lo importante. Si los trabajadores están cómodos, se sienten importantes, se retiene talento y aumentan su compromiso con la compañía.

Un ejemplo fantástico lo tenemos con el diseño que nuestro partner The Move, realizó para TotalEnergies, que apostó por los valores de flexibilidad, transparencia, cercanía y sostenibilidad en su nueva sede en España.

Con ubicación singular y privilegiada y vistas sobre las vías del tren, transformar un local de más de 4.000 m2 anteriormente ocupado por un supermercado, en oficinas de uso mixto, fue un gran desafío.

El diseño está basado en las “Plazas de la Energía”, 10 plazas que dan vida y son los focos de actividad de la sede. Cada una dedicada a un tipo de energía, que comunican a usuarios y visitantes la nueva orientación multienergía de la empresa, y hacen tangibles los nuevos caminos de TotalEnergies.

Las plazas están trabajadas cuidadosamente con techos textiles retroiluminados, o luz cenital que atraviesa plafones acústicos perforados con patrones según cada tipo de energía, y se ha aplicado en ellas una paleta de colores vibrante e iconos de neón, que, junto a los colores claros y luminosos del resto del proyecto, compensan la escasa de luz natural en el centro de la planta.

La paleta de materiales se completa con toques de madera, y una gran cantidad de plantas y elementos verdes, que aportan calidez y naturalidad al espacio. Siempre considerando la sostenibilidad, mediante la selección de materiales reciclados y reciclables, teniendo en cuenta la circularidad del proyecto y la priorización de proveedores locales para reducir la huella de carbono.

Es una sede diseñada para promover un modelo de trabajo flexible y colaborativo, dotada de una gran variedad de tipologías de espacios donde reunirse y encontrarse tanto formal como informalmente, espacios para socializar, o lugares donde encontrar momentos para concentrarse y realizar tareas más individuales. La mayoría de estos espacios colaborativos se organizan en dos crujías cruzadas que ordenan los barrios y controlan la dimensión de los open plan. El resultado son espacios muy abiertos y transparentes, que permiten con solo un paseo por la oficina ver todo lo que está sucediendo.

La nueva oficina post covid se ha convertido en un lugar primordialmente destinado a la colaboración y al fortalecimiento de la cultura de la organización. Para ello, se aprovecha el vacío donde se encontraban las antiguas escaleras mecánicas para unir ambas plantas con una escalera-grada-zona multiusos, que se convierte en el corazón de la oficina. Un espacio de paso, pero también de encuentros, trabajo informal y colaboración; configurable para eventos de 12 a más de 80 asistentes, con grandes ventanales sobre las vías del tren y bordeado por un pasamanos de cristal tornasol que cambia de color según la iluminación y desde donde se mire, recordando el camino de las energías de TotalEnergies.

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Consultoría inmobiliaria: departamento de oficinas

Uno de los servicios que ofrecemos desde el área de Oficinas de E&P es un completo apoyo de consultoría. Muchos de nuestros clientes son grandes compañías arrendatarias de varios inmuebles en varias localizaciones.

En ocasiones, tanto las empresas que tienen oficinas y las alquilan, como los propios inquilinos, se encuentran con el “inconveniente” de tener que dedicar recursos propios cuando llega el momento de la renovación de los contratos, las revisiones de renta, los cumplimientos contractuales…y es en ese momento cuando la labor de consultoría entra en juego.

Nuestro servicio es global: nos ocupamos de revisar todos los contratos, establecer posibles revisiones de rentas en algunas localizaciones donde las rentas de mercado han oscilado, solicitar nuevos periodos de renovación, ampliación o rescisión de los contratos de arrendamiento, etc., siempre bajo el apoyo de nuestro gabinete jurídico.

Con este servicio aportamos un valor añadido muy apreciado por nuestros clientes, ya que les facilitamos su día a día realizando un trabajo al que ellos no están acostumbrados y para el que no tienen tiempo, ni recursos.

Nuestro éxito en esta área de negocio se produjo durante la pandemia en 2020. Lamentablemente fue un año en el que muchos de nuestros clientes tuvieron que cerrar sus espacios de trabajo, por razones obvias, pero tuvieron que seguir abonando la renta de los inmuebles. Nuestro trabajo consistió en hablar con cada uno de los propietarios de esos espacios, analizar una a una cada situación y poder conseguir acuerdos entre las partes con bonificaciones de renta temporales, ampliaciones de contrato, nuevos obligados cumplimientos…

El objetivo en ese momento era minimizar el impacto que la pandemia provocó en muchos contratos de arrendamiento en vigor, y nuestro éxito fue conseguir en el 90% de los casos, acuerdos equilibrados que no perjudicaban a ninguna de las partes.

El trabajo realizado estos últimos cuatro años nos ha permitido desarrollar herramientas de gestión y seguimiento de los contratos de arrendamiento de nuestros clientes con gran eficacia y excelentes resultados.

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Los Beneficios del Alquiler sobre la Compra de una Oficina: Flexibilidad y Eficiencia para tu Negocio

En el mundo empresarial actual, la decisión de alquilar o comprar una oficina es una de las primeras consideraciones que enfrentan los empresarios y los líderes empresariales. Mientras que la compra puede parecer una inversión sólida a largo plazo, el alquiler ofrece una serie de beneficios inmediatos que pueden impulsar el crecimiento y la eficiencia de tu negocio. En este artículo, exploraremos los beneficios del alquiler sobre la compra de una oficina y por qué esta opción puede ser la más adecuada para ti.

  1. Flexibilidad Financiera:

El alquiler de una oficina elimina la necesidad de realizar una gran inversión inicial. En lugar de destinar una gran cantidad de capital a la compra de una propiedad, puedes destinar esos recursos a otras áreas de tu negocio, como la contratación de personal clave, la expansión de operaciones o la inversión en tecnología.

  1. Adaptabilidad a las Necesidades Cambiantes:

El alquiler te brinda la flexibilidad de adaptar tu espacio de oficina a medida que las necesidades de tu negocio evolucionan. A medida que crezcas o cambies de dirección, puedes ajustar fácilmente el tamaño o la ubicación de tu oficina sin el compromiso a largo plazo asociado con la propiedad. Esta capacidad de adaptación te permite responder rápidamente a las oportunidades del mercado y optimizar la eficiencia operativa de tu negocio.

  1. Mantenimiento y Servicios Incluidos:

Al alquilar una oficina, no tienes que preocuparte por los costes y las responsabilidades asociadas con el mantenimiento del edificio. Los propietarios son generalmente responsables de las reparaciones, el mantenimiento de las instalaciones comunes y la gestión de servicios como la limpieza y el mantenimiento del inmueble. Esto te permite centrarte en tu negocio principal sin distracciones ni gastos inesperados relacionados con la propiedad.

  1. Ubicación Estratégica:

El alquiler te brinda la libertad de elegir una ubicación estratégica que se adapte mejor a las necesidades de tu negocio y a las preferencias de tus empleados y clientes. Puedes seleccionar una ubicación con fácil acceso a transporte público, cerca de áreas residenciales o en un centro empresarial consolidado, lo que puede mejorar la visibilidad de tu marca y facilitar el reclutamiento de talento.

  1. Opciones de Corto Plazo:

Si eres un empresario o una startup que aún está estableciendo su presencia en el mercado, el alquiler de una oficina puede ser especialmente atractivo debido a las opciones de contratos de corto plazo. Estos contratos te permiten probar una ubicación o un tipo de espacio antes de comprometerte a largo plazo, lo que te brinda la flexibilidad de ajustar tu estrategia según sea necesario.

En conclusión, mientras que la compra de una oficina puede ser adecuada para algunas empresas, el alquiler ofrece una serie de beneficios que pueden proporcionar una ventaja competitiva significativa. Desde la flexibilidad financiera hasta la adaptabilidad operativa, el alquiler de una oficina puede ser una opción inteligente que te permita enfocarte en el crecimiento y el éxito a corto y largo plazo de tu negocio. Considera cuidadosamente tus objetivos comerciales y las necesidades de tu equipo al tomar esta importante decisión.

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La propuesta de Ayuso de convertir oficinas en viviendas ¿es la solución?

La presidenta de la CAM, Isabel Díaz Ayuso, ha anunciado hoy en la sede de la Consejería de Vivienda un plan de choque en el que propone convertir oficinas en viviendas.

Interesante…

El objetivo de Ayuso es dar la posibilidad temporal de cambio de uso por dos años, de edificios de oficinas para que pasen a ser viviendas, sobre todo de alquiler asequible, no solo en el municipio de Madrid, sino en toda la región.

Esto hará que muchos municipios con alta disponibilidad de oficinas como Tres Cantos, San Sebastián de los Reyes, Rivas o algunas zonas de Alcobendas y Las Rozas, puedan verse beneficiados y significaría la salida a mercado de casi 20.000 viviendas.

Es cierto que esto lleva dando vueltas en la rumorología de nuestro sector desde hace tiempo, pero, ¿realmente es la solución?

Pues sí, quizá no la solución definitiva, pero si un paso importante.

Es sencillo; hay entornos empresariales en algunas localidades de Madrid, las antes mencionadas, en los que existe mucha disponibilidad de m2 de oficinas.

En el momento de la construcción de estos inmuebles, la situación de mercado era distinta, la puesta en mercado de estos edificios, de buena calidad, tenía un sentido, pero el paso de los años, varias crisis, Covid, teletrabajo…ha dejado fuera de mercado inmuebles que necesitan ser “reconvertidos”. Y que mejor que en vivienda, sobre todo en estas zonas que suelen estar muy tensionadas.

¿¿¿Ventajas??? El propietario del edificio vacío rentabilizará su espacio, y, por supuesto,  ventaja también para el posible usuario, que podrá acceder a una vivienda.

¿¿¿Inconvenientes??? ¿transporte público? ¿servicios?

Quizá habría que realizar un estudio inicial de los entornos empresariales susceptibles de este cambio, pero actualmente son zonas ya consolidadas y rara vez no están bien comunicadas. Y respecto a los servicios, tal vez colegios, centros de salud, pero entendemos que la administración ya ha contemplado este supuesto.

Es una buena noticia que la Comunidad de Madrid vea viable este cambio de uso, agilizando los trámites urbanísticos para que suceda. Es bueno para los propietarios de los inmuebles, es bueno para los que busquen vivienda. Es bueno para los municipios, que tendrán otra “nueva vida” en entornos que están algo “desolados”.

En la ciudad de Madrid, ya es más complicado.

El mercado de oficinas dentro de la M30 está activo y no lo vemos una solución factible, salvo en casos muy aislados.

Otros entornos empresariales si podrían acceder a este “cambio” creando espacios living, donde la vivienda y las oficinas puedan compartir inmueble, servicios y puedan convivir. Hay ciudades europeas con Amsterdam o París, donde ya funcionan estos edificios híbridos desde hace años.

La propuesta es buena, buenísima. Ahora solo hace falta que urbanísticamente sea un trámite ágil y que los propietarios de los inmuebles vean esta opción como viable.

Ahí estaremos nosotros, como consultores inmobiliarios, para ayudarles en el proceso.

Seguiremos esto de cerca…

 

Autor: Cruz Guijosa

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¿Qué hacer para que los equipos regresen a la oficina?

Imagen de rorozoa en Freepik

La pandemia impulsó la aparición, aunque ya estaba en proceso, de las nuevas formas de trabajo. Ser conscientes que las nuevas tecnologías podían permitirnos trabajar desde cualquier lugar, hizo que no fuese demasiado “traumático” para las empresas el confinamiento y las limitaciones que trajo el Covid.

Pero ¿qué ha pasado después?

La paulatina “vuelta a la oficina” ha estado acompañada de sistemas de trabajo híbrido, en los cuales el porcentaje de teletrabajo y trabajo presencial, han ido ajustándose a la medida de las necesidades de las compañías.

Muchos sistemas distintos: trabajar tres días en la oficina y dos en casa, horarios flexibles, calendarios de asistencia a la oficina por departamentos, bonificación con disponibilidad de aparcamiento.

Muchos equipos de trabajo aceptaron estas nuevas tendencias, aunque una gran mayoría ha decidido trabajar desde casa. Lo prefieren, están más cómodos, se organizan mejor, no han dejado de ser productivos, han conseguido conciliar su vida personal y profesional…

Sin embargo, independientemente de que la empresa en cuestión compruebe que la productividad del empleado está al 100% (o incluso haya aumentado), surge otra cuestión importante: tengo una sede, oficinas implantadas, mesas, sillas…vacías.

Todo eso son m2 que para las compañías suponen un coste importante, y entra en juego el “qué hago para que vuelvan”, “qué hago para que prefieran trabajar en la oficina que en su casa”.

Muchos profesionales durante estos años han hablado de este tema, dirigiendo esa necesidad de que los equipos vuelvan a la sede, en la adecuación de los espacios de trabajo, nuevas implantaciones más atractivas, diseño más “cool”, etc. Si la oficina es más bonita y agradable, quizá la gente tenga más ganas de volver.

Otro detalle ha sido las amenities en el inmueble: clases de yoga, espacios colaborativos de trabajo, office con detalles como fruta fresca todos los días, barbacoas los viernes, la fiesta del “empleado del mes” …

En algunos, muchos casos, ha funcionado y los equipos de trabajo han valorado estas cosas y han vuelto a ocupar sus puestos de trabajo.

Otras compañías han valorado más la cuestión social. Es decir, los equipos de trabajo que no van a la oficina pierden sentimiento de empresa. Si, son conscientes de que forman parte de una estructura empresarial, con compañeros de trabajo, jefes, secretarias, CEO…pero no los ven, no los viven, salvo en las video reuniones habituales.

Se pierde la sensación de “equipo”, no dejamos de ser “animales sociales” y esto en una estructura empresarial, es un problema.

¿Y cuál es la solución?

Pues un mix de todo esto; facilitar la flexibilidad de horarios de asistencia, reorganizar los espacios de trabajo para hacerlos más atractivos y adecuados a estas nuevas formas de trabajo, organizar eventos, incluir amenities que hagan que los equipos tengan ganas de verse.

Estas tendencias siguen evolucionando, cada compañía establece las suyas propias, desde la vuelta a lo tradicional, al híbrido entre teletrabajo y presencial, pasando por barbacoas los viernes o torneos de paddle.

Tienen trabajo los CEOS y directores de RRHH para que los equipos de trabajo vuelvan a tener sentimiento de “empresa” y quieran volver a la oficina. Tienen trabajo los propietarios de los edificios o Facility managers de las compañías para que el workplace de sus inmuebles se adecue a estas nuevas tendencias y que las oficinas sean más atractivas, cómodas y flexibles, y en ellas “pasen cosas” para que los equipos quieran regresar.

Y tenemos trabajo los consultores inmobiliarios, para estudiar cada caso en cada compañía y poder ofrecerles una solución adaptada a sus necesidades.

Esto ha venido para quedarse…y evoluciona muy rápido.

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Oficinas sostenibles

Hoy en día las oficinas sostenibles son la mejor opción tanto para los empleados como para la cuenta de resultados. Las compañías lo saben y por eso a la hora de elegir su espacio de trabajo cada vez se decantan más por oficinas sostenibles o, realizan mejoras en las oficinas que se encuentran para lograr ese objetivo.

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¿Alquilar una oficina o instalarse en un espacio coworking?

Alquilar una oficina o instalarse en un espacio coworking
Ya se trate de una empresa consolidada o una startup, todos necesitan un espacio para trabajar. A la hora de decantarse por una oficina propia o un espacio coworking, no sólo se tiene en cuenta el tamaño de la empresa, sino que entran en juego otra serie de elementos como la forma de trabajar, la imagen, los costes, etc.
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